Seinen Ursprung hat das Pareto Prinzip bei dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, der dem Konzept auch gleich seinen Namen gab. Er untersuchte um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass rund vier Fünftel des Vermögens, also 80 Prozent, bei rund einem Fünftel (20 Prozent) der italienischen Familien konzentriert war. Daraus folgerte er, dass die Banken sich doch lieber um diese 20 Prozent Reichen kümmern sollten, weil damit deutlich effizienter und auch mehr Profit zu machen sei, was ihm allerdings harsche Kritik von den anderen 80 Prozent der Bevölkerung bescherte. 

Entscheidend ist: Das Pareto-Prinzip, heute auch „Pareto-Effekt“ oder „80/20-Regel“ genannt, wurde danach zum Schlagwort und Symbol für Ungleichverteilung oder Inbalance von Mitteleinsatz und Ertrag und seitdem auf viele Bereiche übertragen:

• Beispiel Vertrieb: Tatsächlich gibt es Unternehmen, in denen nur 20 Prozent der Verkäufer für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.
• Beispiel Lagerhäuser: Nicht selten beanspruchen 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des vorhandenen Platzes.
• Beispiel Produktivität: Bei richtiger Priorisierung lassen sich bereits mit nur 20 Prozent aller Bemühungen häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen.
• Beispiel Internet: 80 Prozent des gesamten Online-Verkehrs konzentrieren sich auf 20 Prozent der Websites.
• Beispiel Verkehr: 20 Prozent der Straßen tragen 80 Prozent der Verkehrslast.
• Ernährung und Fitness:  Zu 80 Prozent gesund ernähren, 20 Prozent für weniger gesunde Leckereien; ~ vier Tage trainieren, ~ drei Ruhetage *)
• Gestaltung des menschlichen Alltags in vielfacher Weise **) 
• Beispiel Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der (richtig!) eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen.

Längst gilt das Pareto Prinzip als veritable Zeitmanagement-Methode, um effizienter zu arbeiten und sich darauf zu besinnen, seine Prioritäten klüger zu setzen, insbesondere wenn viel zu tun und die Zeit knapp ist. 

Wenn "Input und Output" nicht übereinstimmen: Egal, wie sehr sich einer anstrengt, oft sind es eben nicht 100 Prozent des Einsatzes, die über 100 Prozent des Erfolgs entscheiden, sondern in der Regel deutlich weniger. Oder nach Pareto eben nur 20 Prozent.

Der entscheidende Punkt, um das Pareto Prinzip für zum Beispiel das Zeitmanagement zu nutzen: Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie Ihrem Ziel wirklich näherbringen. 

• Oft wird der Fehler begangen, an allen Fronten gleichzeitig zu kämpfen. Motto: „Viel hilft viel.“ Das Pareto Prinzip zeigt, dass genau dieser Ansatz falsch ist. Konzentrieren Sie Ihren Aufwand, statt alles auf einmal erledigen zu wollen. 

• Oft steht dem Pareto Prinzip eine falsche Einstellung im Weg. Manchmal müssen Sie akzeptieren, dass Ihnen nur begrenzte Ressourcen (Zeit) zur Verfügung stehen. Statt zu versuchen, das Unmögliche möglich zu machen, sollten Sie sich fragen: Was kann ich im Rahmen der Ressourcen erreichen? 

Für den optimalen Nutzen des Pareto Prinzips wird die sogenannte Eisenhower-Matrix empfohlen. Diese teilt Aufgaben in vier Quadranten und hilft dabei, effektiver zu arbeiten und sich auf die Prioritäten zu besinnen. Genau das Ziel, das auch mit dem Pareto Prinzip verfolgt wird.

Für den Quadranten rechts unten (wichtig, aber nicht eilig) wird angenommen, dass sich dort viele 20 Prozent Pareto-Aufgaben verbergen, die für 80 Prozent des Erfolgs sorgen können.

Die 80-20-Formel (oder „80/20-Regel“) wird allerdings häufig missverstanden oder falsch interpretiert. Das kann dazu führen, dass der Nutzen verloren geht oder die falsch angewendete Regel sogar schadet, statt der Produktivität und dem Selbstmanagement zu helfen. Damit Ihnen genau das nicht passiert, warnen wir an dieser Stelle vor den Gefahren falscher Interpretationen der 80/20-Regel. So können aber auch 20 Prozent unproduktive Meetings, chaotische Chefs, Primadonna-Kollegen und andere Interna 80 Prozent Freude an der Arbeit und echter Produktivität und Leidenschaft rauben.

Tatsächlich glauben viele Menschen, wenn sie nur stärker, härter, schneller arbeiten, dann erzielen sie auch bessere Ergebnisse. Was sie durch ihren überhöhten Selbstanspruch in Wahrheit erzielen, sind aber nur mehr Druck, Stress und weniger Zeit. Die Wissenschaft weiß längst: Es gibt so etwas wie eine „minimal-effektive Dosis“, eine Art Pareto-Prinzip im Praxiseinsatz – nur dass Sie mit diesem minimalen Einsatz nicht 80 Prozent, sondern 100 Prozent des gewünschten Effekts erreichen.

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*) 80:20 bei Ernährung und Fitness

Die meiste Zeit - eben 80 Prozent - essen Sie überwiegend naturbelassen und setzen auf besonders nährstoffreiche sowie pflanzenbasierte Kost. Die restlichen 20 Prozent der Zeit können Sie mit weniger Figur freundlichen Nahrungsmitteln und Gerichten füllen – so kann auch mal eine Pizza oder ein Eis drin sein. Sie nehmen gesund ab, brauchen dabei nicht zu hungern oder auf gewisse Lebensmittel zu verzichten. Langfristig ermöglicht die 80/20-Methode den Einstieg und die Umsetzung einer bewussten und gesunden Ernährung.

Wer gesund abnehmen möchte, sollte neben einer gesunden Ernährung auch auf Sport und regelmäßige Bewegung setzen. Laut 80/20-Regel müssen Sie nun aber nicht jeden Tag joggen oder im Fitnessstudio schwitzen. Es reicht schon, wenn Sie zwei- bis dreimal wöchentlich trainieren.

Das 80/20-Prinzip verspricht eine flexible und leichte Umsetzung. Wenden Sie das 80/20-Prinzip auf jede einzelne Mahlzeit an. 80 Prozent Ihrer Zutaten und Lebensmittel müssen demnach gesund sein, die restlichen dürfen es weniger sein.

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80:20 im Privatbereich

1. Wohnung aufräumen

Sie erwarten in einer Stunde Besuch und Ihre Bude sieht aus wie S**, es würde 5 Stunden dauern, sie tippi-toppi aufzuräumen. Was also tun? Aufgeben? Niemals! Alles putzen? Unmöglich! Die Lösung: Konzentriere Sie sich in dieser verbleibenden Stunde auf die auffälligsten Dinge. Klamotten am Boden sieht jeder, Staub auf den Küchenschränken nicht.

2. Freizeit einteilen

Kennt leider jeder: Man/frau nimmt sich zu viel vor, hat jedoch nicht genug Zeit. Listen Sie die für Sie 5 befriedigendsten Alternativen in absteigender Reihenfolge auf und streichen die letzten vier. Probieren Sie aus, und Sie werden zufriedener werden.

3. Für eine Prüfung lernen

Sie haben Zeitnot und möchten das Beste bei der nächsten Prüfung herausholen? Legen Sie Ihren Fokus auf dich wichtigen Dinge. 

4. Eine neue Sprache lernen

Mit nur 20% der existierenden Vokabeln kann man/frau 80% aller Situationen (Lesen, Schreiben, Hören, Sprechen) in einer Fremdsprache meistern.

5. Kleiderschrank ausmisten

4/5 (= 80 Prozent) Ihrer Klamotten tragen Sie weniger bis gar nicht. Wenn Sie diese aus dem Kleiderschrank entfernen, bleibt ein übersichtlicherer Kleiderschrank mit genau den Teilen übrig, die Ihnen auch wirklich gefallen und gutstehen.

6. Nicht so viel News konsumieren

Nur 20% (wenn überhaupt) der Schlagzeilen, die wir lesen, haben irgendeinen Informationswert. Verbringe Sie also weniger Zeit auf Newsportalen oder Twitter und machen Sie stattdessen etwas Anderes.

7. Stress reduzieren

80% von Ihrem Stress wird von 20% der Tätigkeiten und Menschen erzeugt. Versuche Sie, diese Tätigkeiten zu identifizieren und soweit es geht zu reduzieren.

1. Aufgaben priorisieren

Wenn Ihr Aufgabenzettel mal wieder hoffnungslos überfüllt ist, dann schreiben Sie alle To-Do Punkte auf und priorisieren sie. Die obersten Aufgaben zuerst und den Rest später erledigen. Wenn beispielsweise 10 Dinge auf deiner Liste stehen, dann streichen Sie die letzten acht erstmal weg und erledigen die beiden wichtigen zuerst. 

2. Auf die wichtigen Kunden konzentrieren

Das Paradebeispiel, wenn es um das Pareto-Prinzip geht: 20% der Kunden generieren 80% des Umsatzes. Es macht also Sinn, sich in der Arbeit um genau diesen Kundenkreis zu konzentrieren. (??)

3. Auf die wichtigen Produkte konzentrieren

Das gleiche gilt auch für Produkte in einem Unternehmen. 20% der Produkte sorgen für 80% des Umsatzes. 

4. In eine neue Software einarbeiten

Studien haben gezeigt, dass 80% der Leute nur 20% des vollen Funktionalitätenumfangs einer Software überhaupt nutzen. Das heißt, Sie sollten sich ruhig daran trauen, mit neuer Software zu beschäftigen. Oft braucht es gar nicht so viel Zeit um halbwegs drin zu sein. Außerdem ist es, je nach Software, eine weitere Qualifikation.

5. Auf die größten Troublemaker konzentrieren

80% der Beschwerden kommen von 20% der Kunden. Wenn Sie das Thema also möglichst effizient angehen möchten, dann konzentriere Sie sich zuerst auf diese 20% und dann auf die Anderen.